Jak si stanovit úkoly, které tě nezahlcují

17. 04. 2025

Představ si ten moment: sedíš s hrníčkem kafe, před sebou máš bloček a místo „musím to všechno stihnout“ si v hlavě říkáš: „Dneska to zvládnu. V klidu. V pohodě.“

Žádná křeč, žádný stres. Jen ty a tvoje plánování, které tě podrží – ne zavalí.

Přesně o tom dneska chci psát. Protože jestli tě úkoly často dusí, možná není problém v tom, kolik toho máš, ale jak si to všechno plánuješ. A věř mi – když změníš přístup, změní se i celý den.

🌀 Proč nás úkoly zahlcují?

Možná to znáš – ráno vstaneš, máš hlavu plnou „to musím“, „na to nesmím zapomenout“, „ještě vyřídit tohle“… A místo toho, abys byla v klidu, máš pocit, že se ti den rozpadá už v devět ráno.

Nemáme jasně dané priority – všechno působí stejně důležitě.
Píšeme si dlouhatánské to-do listy, kde není žádný prostor pro oddech.
Smícháme všechno dohromady – pracovní věci, rodinné záležitosti, nákupy, úkoly, které na nás tlačí už týdny.
Plánujeme do poslední minuty – a když se něco pokazí, máme pocit, že celý den selhal.

Ale nemusí to tak být. Plánování může být něžné. A podporující.

💖 Základní principy laskavého plánování

Za roky, co si tvořím své vlastní systémy, jsem si uvědomila, že plánování není o tom „stihnout co nejvíc“. Je to o tom, mít přehled a vnitřní klid.

Tady jsou principy, které mi v tom nejvíc pomáhají:

🧠 1. Tři úkoly denně stačí

Vím, že to zní málo. Ale zkus si to – každý večer si napiš jen tři nejdůležitější úkoly na další den. To jsou ty, které ti pomůžou pohnout se vpřed. Všechno ostatní je bonus.

A bonusy jsou krásné – ale nejsou nutné.

🌈 2. Pravidlo „musím – můžu – chci“

Úkoly mají různou energii. Zkus si je třídit:

Musím – věci s deadlinem, zodpovědností
Můžu – volitelná podpora, kterou můžeš udělat, ale nemusíš
Chci – radostné aktivity, které si plánuješ pro sebe

Pomáhá to odlišit tlak od radosti. A věř mi – i úkoly „chci“ mají v tvém dnu své místo.

✂️ 3. Úkol není projekt

Tohle je moje oblíbené pravidlo: pokud si na bloček napíšeš „zařídit oslavu“, můžeš si rovnou dát čaj a jít spát. Protože to není úkol – to je celý projekt! 🎈

Lepší je rozdělit si to třeba takto:

vymyslet seznam hostů
objednat dort
připravit playlist nebo výzdobu

Každý krok, který si můžeš reálně splnit během dne, ti pomůže cítit se úspěšně. A úspěch je často jen soubor malých krůčků – ne dokonalý maraton. 🧡

🕓 4. Plánuj s rezervou

Tohle mi dlouho trvalo pochopit a stále se to učím – ne každý den vyjde podle plánu. Někdy se něco pokazí. Někdy se objeví návštěva. Někdy prostě potřebuješ půl dne jen sedět a dýchat.

Když si necháš prostor pro nečekané, stane se jedna kouzelná věc: buď zvládneš něco navíc, nebo doženeš resty. A den tě nepřeválcuje.

✅ Bloček Všechno zvládnu – můj papírový parťák

Ne vždycky se mi chce otevírat počítač, rozklikávat Notion a koukat na velké plány. Jsou dny, kdy potřebuji jen rychlý, jasný checklist. A právě na to je bloček Všechno zvládnu.

Co na něm miluju?

Je jednoduchý a přehledný – napíšeš si jen to podstatné
Má veselý design, který tě doslova láká ho používat
Pomáhá mi odškrtávat úkoly a tím i uzavírat malá vítězství
Hodí se na pracovní dny, ale i na víkendové „úkoly pro radost“

Používám ho jako rychlý denní přehled – večer si do něj napíšu 3–5 úkolů, které mě další den čekají. A ráno ho mám na stole jako vizuální oporu.

Chci bloček Všechno zvládnu 💜

🧡 Jak to dělám já – systém plánování podle Elis

Plánování není o tom „mít všechno pod palcem“. Pro mě je to spíš způsob, jak nezapomínat na to důležité – ať už je to práce, nebo kafe s mámou. Jak se neztratit v povinnostech a přitom mít prostor i pro radost.

Můj systém kombinuje digitál a papír. A obě tyhle cesty mají v mém světě své místo.

💻 Digitálně v Notion

V Notion plánuju hlavně pracovní a projektové věci. Je to můj digitální mozek, ve kterém mám přehled o dlouhodobých cílech i každodenních úkolech.

Každý kvartál si stanovím 3 hlavní cíle – to jsou moje „majáky“ pro následující měsíce.
Ty si rozpracuju do větších bloků (priorit) – a ty pak rozpíšu na konkrétní úkoly.
Priority přiřadím jednotlivým týdnům, úkoly pak konkrétním dnům.
Mám tam i pravidelné úkoly, které se opakují – třeba content plán, balení objednávek nebo fakturaci.

Díky tomu vidím celý měsíc jako na dlani – a vím, čemu se kdy věnovat, aniž bych byla zahlcená.

📓 Papírově – v bujo a checklistu

Nejsou to jen tabulky a klikátka! Miluju papír. A právě tam dávám prostor tomu, co je pro mě osobní.

Do bujo si píšu hlavně rodinné záležitosti, tvořivé nápady, drobnosti kolem domácnosti, ale i nálady a plány. Je to můj kreativní prostor – plný barviček, samolepek a klidného času jen pro sebe.
Checklistový bloček používám jako přehledný pomocník, když chci rychlý a jednoduchý start do dne.

Večer si do něj napíšu pár úkolů na další den – většinou 3 až 5. A ráno si ho položím na stůl a vím, kam směřovat. Bez stresu, bez přepínání mezi aplikacemi.

Díky téhle kombinaci mám pocit, že mi nic neuniká – a zároveň si neberu víc, než unesou moje ruce, moje hlava a moje srdce. 💫

🌷 A co teď?

Zkus to taky. Udělej z dnešního večera chvilku jen pro sebe.

Vezmi si bloček, sešit, nebo klidně kus papíru. Zastav se, nadechni… a napiš si jen tři úkoly na zítřek.

Ne víc. Jen tři, které ti dají směr. Tři, které zvládneš. Tři, které posunou tvůj den.

Uvidíš, jak jinak se ti bude ráno vstávat. Ne s tlakem, ale s lehkostí a klidem. 🌼